案例 | SeaTable 助力高校信息化项目管理

在大学校园的管理工作中，随着学校办学规模的不断扩大，学校内的很多事务也都在不断地变化和优化。特别是随着技术的发展，作为担负着学校信息化应用建设、信息化项目管理、信息门户管理等重要工作的职能部门，大学信息管理部逐步通过信息化的方式，不断地对学校的信息化管理工作进行升级和完善。部门的工作也就遇到了一些新的需求。比如：

• 信息化项目繁多，需要加快项目进度
• 项目数据的更新和整合需要更及时
• 定制管理系统成本高，需要降本增效
• 部门资产需要更加有效管理

其实，这是很多高校在校园信息化工作中或多或少都有的问题。为解决上述问题，某大学信息管理部通过使用 SeaTable ，把各种项目工作连接起来、把系统和人员连接起来，实现数据采集、信息挖掘及分析全流程一体化，打造高效、便捷、舒适、智能的信息化智慧化校园，目前已经实现了以下几种功能：

本文针对信息管理部的使用，整理出了一些应用场景，供大家参考使用。

应用场景

场景1：信息化项目管理

信息管理部为信息化项目提供技术支持，由于学校规模庞大，所以涉及的部门和项目很多，通过 SeaTable 建立表格，对所有的签订合同的项目进行一个项目集合的统一管理。

项目管理表格主体分为三个子表：

「项目跟进记录表」：包括项目预先的计划、项目计划的阶段状态记录，各阶段的跟进记录、是否按计划完成。

「项目合同集合」：对每个项目合同的支付节点所涉及的相关合同进行记录存档，通过链接记录与项目表格关联，并用过滤功能设置协作人包括当前用户，使每个人打开只能看到自己负责的项目。

「项目汇报表」：基于链接列，通过“链接公式”，将每个项目在跟进表中维护的最后一条跟进记录链接过来，同步更新项目的最新状态。

场景2：日常巡检

通过 SeaTable 建立巡检表格，根据巡检工作的不同，通过子表进行分类，对于巡检中出现故障单独建立子表用于记录。以此将巡检工作规范化，数据留档更加细致，便于后续溯源，并且通过按钮功能对每条记录一键生成PDF文件，线上线下结合使用。

基于表格建立巡检表单，用于记录日常巡检工作的记录。

场景3：信息摸排

当前的疫情环境下，人员信息摸排工作一直是痛点问题，快速、准确，不用大量人力资源来收集和汇总人员信息显得更加重要。通过 SeaTable 的表单功能，利用级联、条件字段对住户信息进行摸排，完美解决了这一痛点问题，所有人提交的信息实时自动汇总到表格。

场景4：资产处理流程

信息管理部的资产，涉及各种贵重的电子设备，在每个学校中都是重要的部分，通过使用 SeaTable 建立表格，对信息化部门的资产进行管理，有效定位和记录每一个资产位置、来源、使用状态，通过运用表单对不同地点的需要处置的资产进行报废申请，提交后提醒管理员进行后续工作（表单本身有发送通知的功能）。

场景5：库存管理

除了固定资产，信息管理部门工作中还有各种消耗类资产需要通过库房来保存和管理，为此，使用了 SeaTable 模板库中的库存管理模板（复制后可调整）， 实现了库存资产的全流程管理。

库存管理系统可以精确管理出入库，实时掌握库存情况并记录库存流水。

库存管理表包含五个子表，分别是入库表、出库表、库存流水表、库存表、商品表。

• 「商品表」：包含商品的基础信息，如名称、规格、单价等。
• 「库存表」：关联「商品表」的基础信息，并显示当前库存。
• 「入库/出库表」：商品基础信息与 「库存表」关联，可直接选择库存中的商品，进行出/入库表的录入。
• 「库存流水表」：通过结合使用自动化规则和脚本功能，当录入出/入库表后，在库存流水表中增加一条记录，计算出新的库存更新到「库存表」中。

通过使用链接列、链接公式、自动化规则和脚本功能将五个表关联起来，每当出/入库审批通过时 ，在库存表查找当前库存，计算新的库存，并更新到库存表，与此同时在库存流水表记录一条记录。

场景6：调研反馈

信息管理部工作中，经常需要收集员工、学生等相关人员的意见和反馈，从而更好地完成校园工作。为此，使用了 SeaTable 模板库中的调研访谈模板，实现了调研反馈的收集和自动汇总。

模板包括了两个子表，一个是「访谈清单」，一个是「访谈记录」。

「访谈记录」表，能记录多元格式的访谈数据信息，还能通过增加视图来自动整理和快速切换查看不同角度的数据（点击视图▽按钮，可查看其他视图）；对表格里的数据进行统计分析，也比 Excel 更简单，可以用基础的统计功能或图表类型更丰富的高级统计插件。

• 访谈总结：用了长文本类型，相对文本类型而言，它能在单元格里记录很多文本内容，也能添加图片、链接、表格、任务列表之类。光标指向时可显示预览。
• 附件：用了文件类型，用它来添加访谈聊天截图、音视频文件。点击就能查看、播放、下载。

通过表格丰富的数据类型，把平时访谈、问卷调查、数据收集等涉及的各类信息都规范且便捷地记录到了表格里，非常方便和省事。

总结

SeaTable 作为以智能表格为基础的新型数字化平台，基于其丰富易用的基础功能和扩展功能，可以帮我们低成本低门槛搭建无数个业务系统和应用，不必再把大量精力花在寻找定制化的软件系统上。使用者按需搭建，自主性更强，能快速见效。结合本案例中的部分应用场景也可以看到，从管理需求和业务流程方面，既能满足以效果为导向的个性化需求，也能满足通用型的项目管理需求。比如在数据填报及协同方面，可以根据具体场景及要求的不同，按需选择通过表单、数据收集表、通用外部应用功能来实现。对于高校及职能部门来说，不仅可以直接使用云服务，也可以私有化部署，满足内网、数据保存到本地服务器等需求。

Last modified by seatable, 2022-12-08